ศุกร์, 28 เม.ย. 2017
 
 

Resources

Login Form



Who's Online

เรามี 790 บุคคลทั่วไป ออนไลน์
Cycle Count เทคนิคการจัดการคลังสินค้าอย่างง่ายและได้ผล
User Rating: / 3
แย่ดีที่สุด 
วันอาทิตย์ที่ 21 มิถุนายน 2009 เวลา 10:00 น.
smaller text tool iconmedium text tool iconlarger text tool icon

 

โดย สุวัฒน์ จรรยาพูน
หัวหน้าภาควิชาการจัดการลอจิสติกส์และโซ่อุปทาน
คณะบริหารธุรกิจ มหาวิทยาลัยศรีปทุม

 

         มีปัญหาเรื่องสินค้าขาด หรือหายบ้างหรือไม่ คำตอบที่ได้ก็เป็นคำตอบเดิมครับว่า “ไม่มี” แต่ถ้าถามว่าตอนนี้มีสินค้าในคลังอยู่เท่าใด ผมได้คำตอบใหม่ครับว่า “ไม่รู้” การทำธุรกิจโดยเฉพาะ SMEs บ้านเราส่วนมากจะใช้ประสบการณ์ในการบริหารงานทุกๆ ด้าน ทำให้บางครั้งไม่ทราบว่าระบบการทำงานที่ทำอยู่นั้นไม่มีประสิทธิภาพ ยิ่งไปกว่านั้นก็คือไม่สนใจเสียด้วยซ้ำว่ามีปัญหาเกิดขึ้นในองค์กรของตนเอง ผมเคยสอบถามเจ้าของกิจการ SMEs หลายแห่งถึงปัญหาในการทำงาน เกือบทุกแห่งจะตอบผมว่า “ไม่มี” แต่พอเหลียวมองไปรอบๆ ร้านจะเห็นว่ามีสินค้าวางไม่ถูกที่ถูกทาง วางทับซ้อนกันเอียงจนดูน่ากลัวจะหล่นทับพนักงานที่เดินผ่านเพื่อไปหยิบสินค้า และเมื่อถามคำถามเฉพาะที่ลึกเข้าไปอีก เช่นว่า มีปัญหาเรื่องสินค้าขาด หรือหายบ้างหรือไม่ คำตอบที่ได้ก็เป็นคำตอบเดิมครับว่า “ไม่มี” แต่ถ้าถามว่าตอนนี้มีสินค้าในคลังอยู่เท่าใด ผมได้คำตอบใหม่ครับว่า “ไม่รู้”
        จากคำตอบ จะพบว่า มนุษย์เรานั้นมักจะปฏิเสธปัญหาหรือไม่ยอมรับว่าตนเองมีปัญหา รวมทั้งไม่คิดหรือสนใจถึงปัญหานั้นเลย ชอบที่จะละเลยและปล่อยผ่านไป นักธุรกิจที่ประสบความสำเร็จมักจะไม่กลัวปัญหาพร้อมที่จะเผชิญหน้าและหาวิธีการแก้ไข เราจึงต้องรู้จักการเปลี่ยนมุมมอง และพัฒนาตนเองจากกระบวนการเดิมที่เคยทำอยู่ ส่งผลให้องค์กรเกิดความพร้อมที่จะพัฒนาอย่างไม่หยุดยั้ง และสามารถปรับตัวอย่างรวดเร็วเข้าได้กับทุกโอกาสและวิกฤติทางเศรษฐกิจ
         แนวทางการจัดการคลังสินค้าก็เช่นกัน ส่วนมากจะถูกละเลยจากผู้ประกอบการเนื่องจากเห็นว่าไม่มีความสำคัญมากนัก จะใช้วิธีการอย่างไรก็ได้ขอให้มีสินค้าตามที่ลูกค้าต้องการ นอกจากนี้งานคลังสินค้าก็เป็นเรื่องน่าเบื่อ ร้อน และหนัก ทำให้บางครั้งกลายเป็นสถานที่ทำงานของคนที่องค์กรต้องการทำโทษ เป็นแหล่งรวมของบุคลากรที่ด้อยคุณภาพขององค์กร บริษัทยุคใหม่ได้เปลี่ยนแนวคิดเหล่านี้ไปแล้วแต่ก็ยังมีอีกหลายธุรกิจที่ยังไม่เปลี่ยนมุมมอง ผมอยากให้เราลองหันมามองอีกด้านเกี่ยวกับคลังสินค้า
         คลังสินค้าเป็นที่เก็บสินค้าคงคลังของธุรกิจ ซึ่งก็คือสินทรัพย์ขององค์กร เมื่อพิจารณาที่งบดุลก็ถูกบันทึกอยู่ในหมวดของสินทรัพย์หมุนเวียน ซึ่งอยู่ในหมวดเดียวกับเงินสด จึงเป็นเรื่องน่าแปลกที่หลายองค์กรกลับมอบหมายให้บุคลากรด้อยคุณภาพที่สุดมาดูแลสินทรัพย์ของบริษัท และเมื่อสอบถามว่ามีสินค้าคงคลังในขณะนี้เหลืออยู่จำนวนเท่าใด กลับตอบว่า “ไม่รู้” แต่พอถามถึงเงินสดของธุรกิจว่าตอนนี้มีเท่าใดกลับตอบได้อย่างชัดเจนโดยใช้เวลาไม่มากนัก
         ทุกบริษัททราบดีว่าการรู้จำนวนที่แท้จริงของสินค้าคงคลังนั้นมีประโยชน์มาก แต่ก็ละเลยไปเนื่องจากเห็นว่าเป็นงานที่เสียเวลาและไม่ใช่ความจำเป็นเร่งด่วน ไม่เช่นนั้นองค์กรขนาดใหญ่ที่มีทุนหนาคงไม่ลงทุนระบบคลังสินค้าอัตโนมัติ (WMS) การพัฒนานำ Barcode หรือแม้กระทั่ง RFID เข้ามาใช้เพื่อต้องการทราบสถานะปัจจุบันของสินค้าในคลัง แต่องค์กรขนาดเล็กโดยเฉพาะ SMEs บ้านเรามักจะกล่าวอ้างว่า “ไม่มีเงินทุนเพียงพอ” ที่จะจัดการคลังสินค้าเหมือนองค์กรขนาดใหญ่ หรือดำเนินการไปก็ไม่คุ้มค่าการลงทุน จึงดำเนินการเท่าที่จะทำได้ จนลืมไปว่างานนั้นมีความสำคัญ
         เทคนิคการจัดการคลังสินค้าที่เหมาะกับ SMEs ไม่จำเป็นต้องใช้เงินลงทุน นำมาใช้ได้ทันทีอย่างมีประสิทธิภาพ เพียงแต่ต้องเปลี่ยนแนวคิดของการจัดการสินค้าคงคลัง ก็คือ การทำ “Cycle Count” หรือ “การนับสินค้าเป็นรอบ” หลักการก็คือ ต้องนับสินค้าบ่อยๆ และทำทุกวัน เทคนิคนี้ช่วยให้ทราบสถานะของสินค้า แม้ว่าจะไม่เป็นปัจจุบัน แต่ก็ทันสมัยเพียงพอกับความต้องการของผู้บริหารและส่งผลให้เกิดการจัดการสินค้าคงคลังที่ง่ายและเป็นระบบมากขึ้น
         เมื่อกล่าวถึงการนับสินค้าหลายบริษัทคงส่ายหน้า เพราะเป็นเรื่องใหญ่ 1 ปี บางแห่งนับสินค้าไม่เกิน 2 ครั้ง การนับสินค้าแต่ละครั้งกินเวลาหลายวัน หลายองค์กรถึงกับปิดบริษัทเพื่อนับสินค้าโดยเฉพาะ และเมื่อนับสินค้าเสร็จก็จะมีปัญหาเกี่ยวกับสินค้าให้แก้ไขไม่รู้จักจบสิ้น ไม่ว่าจะเป็น สินค้าขาด สินค้าเกิน สินค้าหาย สินค้าเสื่อมสภาพ หาสาเหตุของปัญหาไม่พบ ต้องทำการปรับปรุงบัญชีให้วุ่นวาย แล้วจะมาแนะนำให้นับสินค้าทุกวันบอกได้เลยว่าเป็นไปไม่ได้และไม่ขอทำด้วย เอาเวลาไปทำอย่างอื่นดีกว่าเยอะ แต่หากลองพิจารณาอย่างถ้วนถี่จะพบว่า ถ้าหากเรานับสินค้าห่างมาก ปัญหาที่เกิดขึ้นก็จะหายากมากขึ้น หากนับสินค้าถี่ก็จะหาสาเหตุของปัญหาได้ง่ายครับ ตัวอย่างเช่น ถ้าสินค้าของเราไม่ครบจำนวน หากเราเพิ่งนับสินค้าไปเมื่อสัปดาห์ที่ผ่านมา เราก็ค้นหาข้อมูลของสัปดาห์ที่แล้ว แต่ถ้าเรานับสินค้าปีละครั้ง เราก็ต้องค้นหาข้อมูลทั้งปี ซึ่งแน่นอนว่าย่อมต้องให้เวลาในการหาสาเหตุแตกต่างกันอย่างเห็นได้ชัด
        การจัดทำ Cycle Count เริ่มจากการแบ่งประเภทของสินค้าตามความสำคัญของสินค้าโดยใช้หลักการ ABC ของ Pareto ซึ่งสินค้าที่แบ่งอยู่ในหมวด A หมายถึง สินค้าที่มีความสำคัญกับองค์กรมาก เป็นสินค้าที่สร้างยอดขายหลักให้กับองค์กร และสังเกตุให้ดีจะพบว่ามีไม่กี่รายการเท่านั้นที่เป็นสินค้าเกรด A ของบริษัท ส่วนสินค้าที่อยู่ในหมวด B ก็เป็นสินค้าที่มีความสำคัญปานกลางจำนวนรายการก็ปานกลางด้วยเช่นกัน และสินค้าในหมวด C คือ สินค้าที่มีความสำคัญน้อยและที่สำคัญมีเป็นจำนวนมากประมาณ 50-60% ของสินค้าทั้งหมด การแบ่งประเภทของสินค้าในคลังตามความสำคัญนี้ช่วยให้บริษัทสามารถจัดสรรเวลาและทรัพยากรเพื่อมุ่งดูแลสินค้าที่มีความสำคัญกับองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ
        แต่เมื่อกล่าวถึงหลักของ ABC และวิธีการคำนวณหา หลายธุรกิจก็ส่ายหน้าบอกว่าไม่มีเวลาทำ เพราะดูยุ่งยากเสียเวลา ผมจึงเปลี่ยนคำถามใหม่เพื่อให้เจ้าของธุรกิจคิด คือ “ทราบหรือไม่ว่าสินค้าอะไรขายดีและสินค้าอะไรขายไม่ดี” ทุกบริษัทตอบได้โดยใช้เวลาคิดน้อยมาก และเมื่อพิจารณาจากคำตอบก็จะได้ว่าสินค้าขายดีนั้นมีรายการอยู่ประมาณ 20% อีก 80% ที่เหลือเป็นสินค้าที่พอขายได้จนถึงขายไม่ดี หากพิจารณาด้านมูลค่าจะพบว่าสินค้าที่ขายดีนั้นสร้างรายได้ให้กับบริษัทถึง 80% ส่วนสินค้าที่เหลือทำรายได้เพียง 20% เท่านั้น (เป็นไปตามกฎ 80/20 ของ Pareto) หลายกิจการมักจะพบว่าสินค้าขายดีส่วนมากจะขาดมือหรือไม่พอขาย ส่วนสินค้าขายไม่ดีกลับไม่มีปัญหาของขาดมือ แต่จะเป็นสินค้าเสื่อมสภาพหรือล้าสมัยแทน
        หลังจากแบ่งประเภทของสินค้า สิ่งที่ควรคำนึงต่อมาก็คือ การวางแผนการนับสินค้า ซึ่งการนับสินค้านั้นจะต้องนับทุกวัน แต่ไม่ต้องตกใจนะครับ เพราะเราจะไม่นับสินค้าครบทุกรายการ กล่าวคือ ให้พนักงานทุกคนนับสินค้าวันละ 3-5 รายการ ไม่เกิน 3-6 เดือน ก็สามารถนับสินค้าครบทุกรายการ ส่วนช่วงเวลาที่ใช้ในการนับให้บริษัทพิจารณาว่าช่วงใดเป็นช่วงเวลาที่พนักงานว่าง เนื่องจากงานในคลังสินค้าไม่ได้ยุ่งตลอดเวลา ให้ใช้ช่วงเวลาดังกล่าวในการนับสินค้า เป็นการกระจายงานในคลังสินค้าไม่ให้กระจุกตัวอยู่ในบางช่วงเวลานั่นเอง
        ส่วนการวางแผนรอบการนับสินค้า ก็ใช้หลักที่ว่า หากสินค้าใดขายดีหรือมีความสำคัญมากก็ให้จัดรอบการนับบ่อย ๆ เช่นสัปดาห์ละครั้ง หรือ 2-3 วันต่อครั้ง แต่ถ้าสินค้าใดมีความสำคัญน้อยก็ให้จัดรอบการนับสินค้าห่าง เช่น เดือนละครั้ง หรือไม่เกิน 3-6 เดือนต่อครั้ง เป็นต้น เนื่องจากสินค้าที่ขายดีต้องการทราบสถานะที่เป็นปัจจุบันมากกว่า เพราะจะส่งผลกระทบต่อองค์กรมากกว่า
        หลังจากการนับสินค้าครบทุกรายการภายในระยะเวลาไม่เกิน 3-6 เดือน (ซึ่งสินค้าเกรด A ของบริษัทก็จะถูกนับหลายรอบ) จะพบว่าเราได้ผลพลอยได้จากการทราบจำนวนของสินค้าที่เป็นปัจจุบันอย่างมาก ส่งผลให้สามารถวางแผนการจัดการสำหรับสินค้าคงคลังแต่ละรายการได้อย่างเหมาะสม อาทิเช่น การกำหนดระดับของสินค้าที่เหมาะสม (ระดับ Max-Min) การกำหนดระดับสินค้าคงคลังสำรอง (Safety Stock) การกำหนดระดับสั่งซื้อใหม่ (Reorder Point)
        การนับสินค้าเป็นรอบนี้ ต้องทำให้เป็นนิสัยอย่างต่อเนื่อง ซึ่งเป็นเรื่องที่ไม่ยากและไม่ต้องใช้การลงทุนเพิ่มเติม ธุรกิจ SMEs ที่มีเงินทุนน้อยสามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้ทันที เมื่อปฏิบัติแล้วจะพบว่าปัญหาของคลังสินค้าของกิจการจะค่อยๆ ลดลงอย่างเห็นได้ชัด ไม่ว่าจะเป็นสินค้าขายดีก็มีจำนวนของขาดมือน้อยลง สินค้าขายยากก็ลดการเสื่อมสภาพ โอกาสการขโมยสินค้าของพนักงานก็ลดน้อยลง อัตราการหมุนเวียนของสินค้าคงคลังดีขึ้น เงินทุนที่จมอยู่ในรูปของสินค้าก็ลดลง ส่งผลให้เกิดการประหยัดต้นทุนของธุรกิจ ลองทำดูนะครับแล้วจะพบว่าได้ผลเกินคาดเลยทีเดียว


ที่มา http://www.logisticsdigest.com


จำนวนผู้ชม 12266 ครั้ง

  กรุณาล็อกอินเข้าสู่ระบบก่อนเขียนข้อความเสนอแนะความคิดเห็นของท่าน(Comments) หรือให้คะแนนความนิยม (Rating) ของข่าวและบทความ